INTRODUCCIÓN
Desde sus inicios en 1972, AJR se ha caracterizado por ser una empresa emprendedora y pujante dedicándose principalmente a la venta de Equipos y material Médico, orientada por dos principales valores específicos, el liderazgo y la colaboración que le han llevado a ser lo que hoy en día es.
En sus inicios en 1972, AJR se ha caracterizado por ser una empresa emprendedora y con un grupo de profesionales.
Con el propósito de unificar y al mismo tiempo fortalecer la identidad de AJR a nivel global, la Gerencia General emitió una directiva para la formulación y redacción de nuestro Código de Ética y Conducta, el cual ha sido presentado el 19 de diciembre del año 2013, por Juan Santa Cruz L., Presidente del Comité de Ética.
Siendo actualizada el 19 de agosto del 2022 y aprobada el 01 de julio del 2023 por Sr. Armando Efio Rodríguez quien ahora es el Presidente del Comité de Ética.
En el Código se ha establecido un marco de referencia basado en la razón de ser de nuestra organización (Misión) y en los principios que inspiran nuestro comportamiento diario (Valores).
El compromiso de quienes trabajamos en AJR debe de ser en dar vida a este documento, mediante su aplicación en todas nuestras acciones, y siempre en cumplimiento con las leyes de los países en los que operamos. Estamos convencidos de que una cultura basada en los valores de AJR fortalecerá nuestras virtudes y competencias. Al mismo tiempo, contribuirá a incrementar, de manera sostenida, el valor de la compañía para todos los grupos de interés: clientes, inversionistas, personal, proveedores y partners.
A pesar de que este Código de Ética y Conducta cubre una amplia gama de situaciones y procedimientos de negocios, no pretende abarcar cada situación en la que sea necesario tomar una decisión ética, sino que plantea los principios claves que sirvan como guía para el personal de AJR. Toda persona que trabaja en AJR, debe conducir sus acciones de acuerdo al lenguaje y la esencia de este Código, además de evitar comportamientos que den la apariencia de ser incorrectos.
Vivir éticamente nos dignifica como personas y dignifica nuestra actividad profesional.
GESTIÓN
Nuestra gestión está orientada en asumir un compromiso real con cada uno de nuestros clientes, garantizando nuestros productos y soluciones efectivas en todos los ámbitos y proyectos en los que nos encontramos, respondiendo en forma eficaz al mercado.
Somos conscientes que actuamos correctamente con honestidad e integridad, de tal forma de preservar la reputación A. JAIME ROJAS REPRESENTACIONES GENERALES S.A y el prestigio del valor de nuestras marcas.
ACERCA DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
Este documento es una guía de comportamiento y está diseñado para normar nuestra actuación ante diferentes situaciones con las que podemos encontrarnos en nuestro trabajo diario.
Nosotros en A JAIME ROJAS REPRESENTACIONES GENERALES S.A. a fin de conducirnos de una manera efectiva garantizando imparcialidad en todos los productos que comercializamos y servicios que brindamos, nos debemos mantener las más altas normas de lealtad y ética profesional por lo que ningún colaborador deberá tener un interés personal y/o desarrollar actividades que conlleven a un conflicto de intereses con la empresa y/o disminución de la confianza o responsabilidad
Para vivir nuestros principios y valores que son la integridad, compromiso, transparencia, resiliencia, actitud positiva y trabajo en equipo que promovemos debemos cumplir con este Código, siendo indispensable que seamos personas de alta calidad moral y que nos sea natural cumplir con el mismo, predicando con el ejemplo.
El Código de Ética y Conducta aplica a todos los colaboradores del grupo A JAIME ROJAS REPRESENTACIONES GENERALES S.A. incluyendo a los de sus filiales, independientemente de la posición, ubicación geográfica o nivel de responsabilidad, el cual comprende a:
RESPONSABILIDADES ADICIONALES DE LOS LÍDERES
En el caso de cargos directivos o de confianza se debe tener la especial responsabilidad de liderar con integridad, dando el ejemplo e influyendo positivamente en el equipo de colaboradores promoviendo conductas éticas y cumplimientos de los requerimientos normativos. Con el fin de demostrar nuestro compromiso debemos:
COMPROMISOS CON NUESTROS COLABORADORES
El Código de Ética y Conducta traduce los principios y valores del grupo AJR en lineamientos prácticos que reflejan el compromiso con los diferentes grupos de interés:
Ofrecemos un ambiente de respeto a nuestros colaboradores, rechazando de plano toda práctica que implique vulneración a sus derechos como persona, con especial incidencia en sus derechos laborales.
El acoso sexual no es tolerado en el grupo AJR. El acoso sexual es la conducta física o verbal de naturaleza sexual realizada por una o más personas que se aprovechan de una situación, en contra de otra u otras que rechazan estas conductas. Se consideran tanto los actos físicos, como también las insinuaciones sexuales, gestos y otros actos de similar naturaleza.
Cultivamos y fomentamos el espíritu de equipo, basándonos en una confianza compartida, con la seguridad de que cada uno tiene el compromiso personal y profesional de hacer lo correcto.
En AJR no permitimos que exista ningún tipo de discriminación ya sea por edad, religión, sexo, raza, preferencia sexual o por cualquier condición que se encuentre protegida por las leyes de la comunidad en que operamos.
Promovemos una política de mesura y respeto por las ideas ajenas, fomentando el dialogo como herramienta para alcanzar nuestros objetivos.
Respetamos nuestro ambiente de trabajo, y nos comportamos cuidando la reputación y la buena imagen del grupo AJR, independientemente de las sedes donde desarrollen las labores nuestros colaboradores.
El trabajador de AJR tendrá un lenguaje verbal y corporal de respeto hacia sus compañeros, clientes internos y externos, no usando palabras groseras o doble sentido.
La comunicación entre nosotros debe ser fluida y siempre llegando a una solución de manera objetivas ante los problemas que se puedan presentar.
Promovemos una cultura de seguridad y salud ocupacional basada en la prevención de riesgos, cuyo fin primordial es salvaguardar la vida de las personas, su salud e integridad.
Nos aseguramos de mantener un ambiente de trabajo seguro, saludable y productivo para nuestros colaboradores y visitantes.
Nos preocupamos por brindar y requerir a nuestros visitantes las medidas de seguridad y salud necesarias, y supervisamos su cumplimiento en nuestras instalaciones. A su vez, promovemos la puesta en práctica de estos estándares, compartiéndolos con nuestros proveedores y clientes.
Bajo ninguna circunstancia admitimos el uso de drogas ilegales y solo aceptamos el consumo responsable de alcohol en condiciones controladas, durante ocasiones excepcionales como reuniones sociales relacionadas con festividades de la empresa, reuniones de camaradería o de negocios.
Tomamos acción y reportamos con prontitud riesgos o accidentes para aplicar oportunamente las medidas necesarias.
COMPROMISO CON NUESTROS DIRECTIVOS:
Valoramos la independencia de pensamiento y protegemos la confianza depositada en nosotros por los directivos, comprometiéndonos a actuar y tomar las mejores decisiones para la empresa y grupos de interés, con los más altos estándares de comportamiento ético y de acuerdo a ley.
Respetamos y cumplimos el marco normativo interno, RIT, RIST, políticas, procedimientos, controles, establecidos en la empresa, y contribuimos a su mejora continua.
Estamos comprometidos con la protección de la reputación de la empresa, activos y cultura ética, por lo cual tomamos las debidas precauciones para prevenir riesgos y sancionar actos irregulares.
Ante situaciones de riesgo consultamos con los niveles apropiados antes de tomar acción, evitando sobrepasar la autoridad delegada en nosotros.
Velamos por el registro correcto y oportuno de las transacciones y actividades operativas, con el fin de proveer información adecuada para los procesos de reporte y toma de decisiones.
Tomamos medidas apropiadas para la preservación y seguridad de los registros de la empresa.
Estamos comprometidos con presentar oportunamente reportes financieros, u otros que reflejen de manera íntegra y transparente los resultados de la gestión y situación de la empresa, con el fin de preservar la confianza de los directivos, grupos de interés, SMV y a la BVL.
Si usted ha autorizado que terceras partes mantengan activos bajo su custodia, usted tiene la responsabilidad de conocer los procedimientos de seguridad de AJR y de cerciorarse de que dichos procedimientos sean garantizados mínimamente por el tercero.
Excepto cuando sea necesario para trabajar en su casa, el mobiliario, equipos, materiales, archivos y otra información no deben llevarse fuera de los locales de AJR sin autorización.
Todo el personal de la empresa está obligado a cuidar, proteger y guardar celosamente nuestra información desarrollada, trabajada y adquirida.
Toda información, formato, procedimiento, instructivo, informes oficiales y no oficiales, archivos y formatos electrónicos, archivos de cursos y capacitaciones que se hayan realizado y creado por el personal contratado durante la vigencia de contrato, pasaran a ser propiedad de AJR.
Evitar la divulgación interna de toda información externa, cuya autoría este explícitamente señalada.
Para usar una información o documentos externos como modelo deberá contarse con la autorización correspondiente (AJR-F-TIC-077), caso contrario queda prohibido hacer una transcripción idéntica y/o copia total o parcial de algún texto y/o imágenes que presentará dicho documento. Además, deber ser hecho con el conocimiento y autorización del Coordinador SIG.
En AJR deseamos construir una Empresa altamente productiva y plenamente humana.
Entendemos que para poder cumplir nuestras responsabilidades tanto internas como externas, debemos darles un uso productivo y sustentable a nuestros recursos.
Estamos comprometidos con llevar a cabo todos nuestros procesos de negocio bajo el principio de austeridad.
Hacemos uso eficiente de los recursos disponibles a nuestro alcance, evitando desperdicios, buscando mantenerlos en perfecto estado de funcionamiento, procurando maximizar su capacidad y prolongar su vida útil.
Nuestro objetivo es la funcionalidad de los gastos, cuidando siempre que se respete la dignidad de los Colaboradores y su seguridad.
Nuestro compromiso es proteger y optimizar el valor de la inversión, principalmente a través de la utilización prudente y rentable de los recursos, vigilando que cumplan las normas de seguridad pertinentes.
La custodia y preservación de los activos de AJR es responsabilidad de todos y cada uno de los que integramos la Empresa.
Entendemos por activos de la Empresa no sólo la maquinaria, edificios o mobiliario sino también los procesos, sistemas u otros que sean estrategias de negocio.
Se debe proteger la información, programas y sistemas de computación contra robo o utilización impropia, así como contra pérdida o alteración, intencional o no. Usted tiene la responsabilidad de proteger cualquier información que se le confíe en calidad de propietario o sobre la que tenga custodia o que usted utilice. Esta regla se aplica aun cuando usted esté disponiendo de desechos o materiales dañados. Usted debe cumplir en todo momento con los procesos de seguridad y los requisitos relativos a la protección de información establecidos, inclusive todo requisito específico aplicable a un sistema o programa que usted utilice. Las reglas que usted debe seguir incluyen las siguientes:
El incumplimiento de estas reglas podría resultar, para usted o para AJR, en una violación de las leyes sobre los derechos de autor y exponerle a usted, así como a AJR, a severas penalidades. Se debe proteger la información, programas y sistemas de computación contra robo o utilización impropia, así como contra pérdida o alteración, intencional o no.
Protegemos y utilizamos de manera responsable, eficiente y apropiada para el negocio los recursos y los activos de la empresa. Conflictos de interés:
Afrontamos los conflictos de interés en el desempeño de nuestras funciones, entendiendo que no debemos influenciar en perjuicio del grupo AJR en cualquier transacción con clientes, proveedores, y competidores donde tengamos algún tipo de participación financiera o relación comercial, sea directa o indirecta. Debemos actuar siempre con transparencia y lealtad para la empresa y sus accionistas.
Se reconoce y respeta el derecho de los colaboradores a participar en actividades externas de naturaleza financiera o comercial, o alguna otra forma de negocio, en tanto, estas actividades:
Es deber de todos los colaboradores del grupo AJR, declarar con la verdad en caso
existiese un conflicto de interés.
Nos comprometemos a no dar ni recibir regalos y atenciones que sean utilizados con la intención de influir indebidamente en las decisiones de quien los recibe, o vayan en contra de la normatividad legal o de las políticas del grupo AJR (AJR-POL-SIG-002).
El colaborador puede ser empleado, consultor o director de otra empresa, siempre que, no interfiera con su capacidad de realizar su trabajo en el grupo AJR.
Se reconoce y respeta el derecho de los colaboradores y sus familiares a laborar en las distintas empresas del mercado. Sin embargo, en caso se trate de alguna empresa que sea cliente, proveedor o competidor del grupo AJR, se deberá realizar una declaración simple y enviarlo a RRHH. Asimismo, el colaborador deberá declarar si labora en alguna Entidad del Estado que tenga relación con el Grupo AJR (AJR-F-SIG-112). RRHH con el GAF evaluará y aprobará todas las declaraciones mencionadas.
Estamos comprometidos con el uso responsable y apropiado de las facilidades asignadas por la empresa para viáticos. (AJR-POE-CON-018)
Reportamos nuestros gastos de manera exacta, completa y fidedigna, y colaboramos abiertamente con los procesos de revisión correspondientes.
CON NUESTRA ORGANIZACIÓN
Todo personal que labora en AJR dedicara en todas sus horas de trabajo el cumplimiento de sus obligaciones, responsabilidades, objetivos y metas establecidas. Los asuntos personales deberán llevarse de tal manera que no entren en conflicto con intereses de la empresa ni peligre la lealtad del empleador.
En todo evento, visita a cliente que se participe a nombre de AJR se deberá mantener estrictas normas de conducta, buscando mantener la unidad y el consenso en grupo como imagen institucional en aras de tener identidad con la empresa.
Asimismo, AJR queda agradecida de todo el personal que comparta, comunique y/o transmita toda información interna y externa en aras de cuidar sus intereses, pudiendo ser importante y de beneficio para todos.
NORMAS DE CONDUCTA CON TERCEROS
El trabajador de AJR busca relaciones comerciales de largo plazo con sus clientes basadas en la excelencia del servicio y la venta de los servicios de calidad a precios justos.
Todos los negocios se llevarán a cabo dentro del marco de seriedad, equidad y transparencia que postula la empresa, encontrándose el trabajador impedido de obtener información de terceros sin consentimiento del cliente o de inducir, presionar o incentivar a funcionarios o empleados del cliente para revelar información considerada confidencial en provecho propio o de la Organización.
En el desempeño de sus actividades, el trabajador de AJR no debe esperar ningún tipo de retribución especial de parte de nuestros clientes.
Las decisiones de compra deberán tomarse basadas en la selección y evaluación de proveedores (AJR-POE-SIG-052) tomando en consideración la calidad del producto o servicio que ofrecen, así como de su precio y términos de entrega. Es política de AJR crear relaciones confiables y justas con sus proveedores bajo una perspectiva de crecimiento mutuo.
El trabajador de AJR es conocedor y partícipe del buen ambiente laboral que la empresa proporciona, por lo que hará todo lo posible por mantener el óptimo clima organizacional, la armonía entre todos los trabajadores y la interrelación armoniosa y cooperativa entre las diferentes áreas de la empresa. Hará lo posible por lograr la motivación de sus colaboradores, en el ámbito de acción en donde tenga influencia.
CON EL GOBIERNO
Dentro de los límites compatibles con el principio de lealtad, AJR acepta que un empleado pueda asumir un cargo político y/o responsabilidad en alguna institución gubernamental, contando con el apoyo y la posibilidad de su reincorporación a la empresa siempre que se cuide y respete las buenas prácticas y ética profesional. Sin embargo, la persona que presente su candidatura, deberá dar aviso previo a RRHH.
CON LA COMUNIDAD
El trabajador de AJR se compromete a proteger y promover el cuidado del medio ambiente, la salud y la seguridad en el trabajo. Es responsable de mantener un lugar de trabajo seguro y confiable, para lo cual AJR pone a su disposición los equipos e implementos necesarios para desarrollar adecuadamente y sin riesgo la actividad que se le encargue. No se admitirán acciones o amenazas que alteren el buen funcionamiento de la empresa o pongan en riesgo y peligro a los trabajadores y visitantes en cualquiera de los locales en donde se llevan a cabo actividades de la Empresa. Es también responsable de reportar en forma inmediata a las personas designadas por la empresa de cualquier accidente, así como de la existencia de equipos, prácticas o condiciones inseguras. En todo caso, la seguridad tendrá prioridad sobre cualquier actividad donde se presente una situación de conflicto.
Asimismo, acepta que la empresa pueda inspeccionar en cualquier momento y sin requerimiento previo cualquier bien de su propiedad que los trabajadores utilicen para guardar sus efectos personales, lo cual incluye escritorios, casilleros, entre otros.
Como trabajador de AJR alienta el desarrollo de actividades en las comunidades que le rodean y mejora los procesos para afectar de la menor manera posible al medio ambiente.
FALTAS AL CÓDIGO DE ÉTICA
El cumplimiento de este código es estrictamente obligatorio.
Los Jefes y/o responsables de cada área, en cualquier nivel, serán ejemplo intachable de su cumplimiento, de difundirlo constantemente y de tomar las medidas disciplinarias que correspondan cuando alguno de sus Colaboradores lo incumpla.
Es de conocimiento del trabajador de AJR que la empresa pueda aplicar medidas disciplinarias y sancionar a los trabajadores que incumplan las normas de conducta señaladas en este código, incluyendo su posible separación, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
AJR-F-TAL-115
Versión: 02
Fecha: 01-07-2023
